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日常檔案管理系統

日常的檔案文件管理,在很多企業是通過在各個科室之間直接進行檔案的歸檔管理的,特點是地域分散,存放點眾多,隨著企業單位的不斷壯大,文件不可避免的會日益增加,這就會給企業在檔案的管理上帶來極大的麻煩,主要可以概括為: 為了解決這些問題,我司深圳市上方科技有限公司提出一套RFID檔案文獻管理方案,方案針對日常檔案管理特點,對檔案進行歸檔,統一管理,信息實時統計查詢,方便快捷。
具體實現方案可以分析如下。
一,管理思路
給每一份需要管理的檔案加裝一個RFID電子標簽,我們應用物聯網RFID技術的多標簽識別特性對在位的檔案實施批量性信息采集,我司的設備可以實現500份/秒的檔案數據采集能力,管理方式為,將檔案放在我司專門定制的RFID檔案柜里面(也可以修改單位現有的檔案柜),檔案柜內部實現有RFID信號的全覆蓋,只要放置在檔案柜內部就可以100%實現檔案的定位管理,然后再根據系統查詢即可。
二,方案介紹
2.1 檔案貼標
初始化一批RFID電子標簽,在單位指定的地點進行貼標操作,方法很簡單,將準備好的標簽一張一張的在指定的位置進行貼標和數據寫入系統,每個檔案進行時間大約為3-5秒;
2.2 檔案歸檔
將貼好的標簽按照 要求直接存放到對應的檔案柜即可,檔案柜再識別到柜內的檔案后自動上傳檔案數據信息到數據庫;
2.3 檔案查詢
打開管理系統,在檔案查詢欄直接輸入要查詢的檔案名稱或者檔案編號可以直接查詢檔案所在的位置已經現今的全部狀態。
2.4 檔案調撥(借用/歸還/轉移等)
根據需要,打開軟件查詢到檔案的位置后,執行調撥程序,工作人員直接去取出對應的檔案即可,這里如果取錯了檔案系統會自動報警。
2.5 檔案報廢
過期的檔案,系統可以直接做報廢處理,執行程序之后銷毀對應的檔案即可。
三,硬件選擇
3.1 智能檔案柜
整個系統的核心部件,在管理檔案中起著重要作用,本身帶有顯示屏,可以連接wifi/4G等方式,實現無線數據對接,省去大量布線的麻煩。
檔案柜的外觀設計可以根據需求修改。
3.2 館員工作臺
此設備主要是用來對檔案進行標簽處理,同時也可以在此執行檔案借用,歸還,調撥等工作。
3.3 RFID電子標簽
每份檔案一張標簽。
3.4 智能小推車
此為選配產品,由于檔案點位分散,所以在取檔案或者轉移檔案之時可能用到,我們可以用智能小推車進行相關操作,小推車本身帶車載電腦,可供工作人員直接在小車進行檔案相關操作,當然權限也是根據數據庫內管理員來設定大小的。
3.5 RFID手持機
此設備與上面設備為二選一使用,如果單位已經有現成的小車了,不打算跟換可以用移動式的來執行。
四 軟件部分,詳細可以見軟件介紹說明,軟件本身帶操作手冊和操作指南,以及對接文檔。
通過這套系統,可以實現檔案的透明化管理,為企業檔案管理帶來實質性的改變。

解決方案硬件產品

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